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PROCEDIMIENTOS DE PROCESAMIENTO DE DEMANDAS DE LA OCR
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PROCEDIMIENTOS DE LA OCR PARA EL PROCESAMIENTO DE QUEJAS

LEYES APLICADAS POR LA OCR

La Oficina para Derechos Civiles (OCR) aplica las siguientes leyes:

  • El Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, que prohíbe la discriminación por raza, color o nacionalidad.
  • El Título IX de las Enmiendas de Educación de 1972, que prohíbe la discriminación por motivos de sexo.
  • El Artículo 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, que prohíbe la discriminación por discapacidad.
  • La Ley de Discriminación por Edad de 1975, que prohíbe la discriminación por motivos de edad.
  • El Título II de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990, que prohíbe la discriminación por discapacidad.
  • La Ley de Igualdad de Acceso de los Boy Scouts de América, parte de la Ley Que Ningún Niño Se Quede Atrás de 2001, que prohíbe la denegación de acceso u otro tipo de discriminación contra los Boy Scouts u otro grupo de jóvenes incluidos en el Título 36 del U.S.C., en las escuelas primarias y secundarias públicas, y entidades educativas locales y estatales que ofrecen foro abierto designado o foro público limitado.

EVALUACIÓN DE LA DEMANDA

La OCR evalúa cada demanda que recibe para determinar si puede investigar el reclamo. La OCR toma esta determinación con respecto a cada alegación mencionada en la demanda. Por ejemplo, la OCR debe determinar si tiene autoridad legal para investigar la demanda; es decir, si ésta alega una violación de una o más leyes que aplica la OCR. La OCR también debe determinar si la demanda se presenta puntualmente. Por lo general, una demanda debe presentarse ante la OCR dentro de los 180 días naturales contados a partir del último acto que el demandante cree que fue discriminatorio.1  Si la demanda no se presenta a tiempo, el demandante deberá justificar la demora y solicitar una exención de este requisito de presentación. La OCR decidirá si otorga la exención y también determinará si la demanda contiene información suficiente sobre la supuesta discriminación para continuar con la investigación. Si la OCR necesita más información para poder aclarar la demanda, se comunicará con el demandante; el demandante tiene 20 días naturales para responder el pedido de información de la OCR.

La OCR desestimará una demanda si determina que:

  • La OCR no tiene autoridad legal para investigar la demanda.
  • La demanda no establece una violación de una de las leyes que aplica la OCR.
  • La demanda no se presentó a tiempo y no se otorgará una exención.
  • La demanda no es muy clara o está incompleta y el demandante no proporciona la información que solicita la OCR dentro de los 20 días naturales a partir del pedido de la OCR.
  • Las alegaciones presentadas en la demanda han sido resueltas.
  • La demanda ha sido investigada por otra agencia federal de derechos civiles, estatal o local o a través de los procedimientos de queja interna del demandado, incluidos los procedimientos de debido proceso, y la resolución cumple con las normas de la OCR o, si sigue pendiente, la OCR prevé que habrá un proceso de resolución comparable según fundamentos legales comparables.
  • El demandante ha presentado las mismas alegaciones contra el mismo demandado en un tribunal estatal o federal;
  • Las alegaciones están excluidas por decisiones previas de los tribunales federales, la Secretaría de Educación de EE.UU., la Autoridad Revisora de Derechos Civiles del Departamento de Educación de EE.UU., o las políticas establecidas por la OCR.

INICIO DE LA INVESTIGACIÓN DE LA DEMANDA

Si la OCR determina que investigará la demanda, enviará cartas de notificación al demandante y al demandado. Iniciar la investigación de una demanda no implica en forma alguna que la OCR haya tomado una determinación sobre los méritos de la demanda. Durante la investigación, la OCR se ocupará de investigar los hechos objetivamente, y de recopilar y analizar pruebas relevantes del demandante, el demandado, y otras fuentes, según corresponda. La OCR garantiza que sus investigaciones cumplirán con todos los requisitos legales y que determinarán las alegaciones presentadas en la demanda.

INVESTIGACIÓN DE LA DEMANDA

Es posible que la OCR utilice diversas técnicas para descubrir los hechos durante la investigación de una demanda. Posiblemente, estas técnicas incluyan la revisión de pruebas documentales de ambas partes, entrevistas con el demandante, el personal del demandado y otros testigos, y visitas al lugar. Al concluir su investigación de la queja, la OCR tomará una de las siguientes determinaciones:

  • Que no hay pruebas suficientes para concluir que el demandado ha incumplido la ley, o

  • Que la preponderancia de la evidencia respalda concluir que el demandado ha incumplido la ley.

La determinación de la OCR se explicará en una carta de conclusiones que se enviará al demandante y al demandado. Tales cartas de conclusiones emitidas por la OCR abordan los hechos de cada caso individual ante la OCR, y contienen disposiciones y conclusiones específicas a cada caso. Las cartas de conclusiones no son declaraciones formales de la política de la OCR y no deben ser citadas ni consideradas como tales. Las declaraciones de políticas formales de la OCR están aprobadas por funcionarios debidamente autorizados de la OCR y a disposición del público.

RESOLUCIÓN DE LA DEMANDA DESPUÉS DE UNA DETERMINACIÓN DE INCUMPLIMIENTO

Si la OCR determina que el demandado no cumplió con una de las leyes de derechos civiles que aplica la OCR, se comunicará con el demandado para intentar negociar un acuerdo voluntario de resolución. Si el demandado acepta resolver la demanda, se negociará y firmará un acuerdo escrito de resolución que contenga las medidas correctivas específicas que se tomarán para abordar el incumplimiento identificado por la OCR. Los términos del acuerdo de resolución, si se llevan a cabo en su totalidad, subsanará la violación según las leyes de derechos civiles aplicables. La OCR supervisará la implementación por parte del demandado de los términos del acuerdo de resolución para verificar que se han aplicado las medidas correctivas acordadas por el demandado según los términos del acuerdo y que el incumplimiento identificado ha sido resuelto según las leyes de derechos civiles aplicables.

Si el demandado se niega a negociar un acuerdo de resolución voluntario o no indica inmediatamente su voluntad de negociar, la OCR informará al demandado que tiene 30 días para indicar que quiere negociar para resolver de manera voluntaria las áreas de incumplimiento identificadas o la OCR enviará una carta de conclusiones a las partes en la que proporcionará los hechos y fundamentos legales que determinaron el incumplimiento.

Si, después que se emite la carta de incumplimiento, el demandando se niega a negociar un acuerdo de resolución con la OCR, la OCR enviará una carta que advierte que un proceso legal es inminente e intentará nuevamente lograr el cumplimiento voluntario. Si el demandado mantiene su posición de no llegar a un acuerdo, la OCR iniciará procedimientos administrativos para suspender, finalizar o denegar el otorgamiento o la continuación de la asistencia financiera federal al demandado, o remitirá el caso al Departamento de Justicia. Además, es posible que la OCR actúe inmediatamente para aplazar cualquier asistencia financiera federal nueva o adicional a la institución.

RESOLUCIÓN DE LA DEMANDA ANTES DE QUE CONCLUYA LA INVESTIGACIÓN

Resolución temprana de demandas (ECR):

La resolución temprana de demandas otorga a las partes (el demandante y la institución demandada) una oportunidad para resolver las alegaciones de la demanda de manera rápida; por lo general, poco después de haberse iniciado la investigación de la demanda. Si ambas partes están dispuestas a intentar esta opción, y si la OCR determina que el proceso de resolución temprana de demanda es apropiado, la OCR facilitará las negociaciones entre las partes y colaborará con las partes para ayudarlas a comprender los fundamentos legales y las posibles soluciones. En la medida posible, el personal asignado por la OCR para facilitar el proceso de resolución temprana de demandas no será el mismo que el asignado para la investigación de la demanda.

La OCR no aprueba, firma, o respalda ningún acuerdo logrado entre las partes como resultado de una resolución temprana de la demanda, ni supervisa el acuerdo. Sin embargo, si la institución demandada no cumple con los términos del acuerdo, el demandante puede presentar otra demanda ante la OCR dentro de los 180 días a partir de la fecha de la discriminación original o dentro de los 60 días a partir de la fecha en que el demandante tuvo conocimiento del incumplimiento del acuerdo, la fecha que ocurra más tarde.

Resolución de una demanda antes de que concluya una investigación

Es posible resolver una demanda antes de que concluya una investigación si el demandado expresa interés de resolver la demanda. Si la OCR determina que la resolución de la demanda antes de que concluya la investigación es apropiada, intentará negociar un acuerdo con el demandado. La OCR notificará al demandante del pedido del demandado y lo mantendrá informado en todas las etapas del proceso de resolución. Las disposiciones del acuerdo de resolución que se logre se deben ajustar a las alegaciones de la demanda y a la información obtenida durante la investigación, y deben cumplir las normas pertinentes. La OCR supervisará todos los acuerdos de resolución logrados antes de que concluya una investigación.

APELACIÓN DE LAS DETERMINACIONES DE LA OCR

La OCR se compromete a resolver cada caso que recibe con la mayor atención posible. También brinda al demandante la oportunidad de apelar una desestimación, cierre administrativo, o carta en la que la OCR concluye que no se han encontrado pruebas suficientes de una violación. El proceso de apelación permite a los denunciantes entregar información a la OCR que pudiera cambiar la decisión de la OCR. El proceso de apelación no es una nueva evaluación de la decisión original de la OCR. Por ejemplo, la OCR no revisará el caso como si no se hubiese emitido una decisión anterior.

Si el demandante no está de acuerdo con la decisión de la OCR, puede enviar una apelación por escrito al director de la Oficina de Cumplimiento (Director) que emitió la determinación. Si el demandante tiene documentación para apoyar la apelación, la debe incluir con la apelación. En la apelación, el demandante debe explicar por qué cree que la información sobre los hechos estuvo incompleta, el análisis de los hechos fue incorrecto, o la norma legal correspondiente no se aplicó, y cómo esto cambiaría la determinación de la OCR en el caso. Si no se cumplen estas normas la OCR podría desestimar la apelación.

Una apelación (incluidos los documentos justificativos) debe ser presentada dentro de los 60 días siguientes a la fecha de la carta de determinación. El Director de la Oficina podrá, a su discreción, conceder una dispensa del plazo de 60 días, si:

  1. el demandante no pudo presentar la apelación dentro del plazo de 60 días debido a una enfermedad u otra circunstancia de incapacidad, y la apelación fue presentada dentro de los 30 días después que terminó el período de enfermedad o incapacidad, o
  2. circunstancias únicas generadas por la acción de la agencia han afectado negativamente al demandante.

La Oficina emitirá por escrito, y tan pronto como sea posible, la respuesta a una apelación. Una decisión del Director constituye la decisión final de la agencia. Tal decisión notificará al denunciante que “pudiese tener derecho de presentar una demanda por cuenta propia ante un tribunal federal, independiente de la decisión de la OCR”.

INFORMACIÓN ADICIONAL

Derecho a presentar una demanda en los tribunales

Es posible que el demandante tenga derecho a presentar una demanda judicial ante un tribunal federal, independientemente de las conclusiones de la OCR. La OCR no representa al demandante en el proceso judicial, por lo tanto si el demandante desea iniciar acciones judiciales, debe hacerlo mediante su propio abogado particular o por cuenta propia sin abogado mediante la oficina del secretario de la corte que se ocupa de tales casos.

Si un demandante alega discriminación prohibida por la Ley de Discriminación por Edad de 1975, el demandante puede iniciar un juicio civil únicamente después de haber agotado todos los recursos administrativos. Los recursos administrativos se agotan cuando ocurre cualquiera de los siguientes acontecimientos:

  • 1) Han transcurrido 180 días desde la presentación de la demanda ante la OCR y la OCR no llegó a ninguna conclusión, o

  • 2) La OCR concluye a favor del demandado. Si esto sucede, la OCR notificará al demandante lo antes posible y le proporcionará información adicional sobre el derecho de solicitar una medida cautelar.

Prohibición contra la intimidación o las represalias

Una institución regida por el Departamento de Educación no puede intimidar, amenazar, coaccionar o tomar represalias contra cualquier persona que haga valer un derecho según las leyes de derechos civiles que la OCR aplica, o que coopere con una investigación. Cualquier persona que considere haber sido intimidada, o que se tomaron represalias en su contra, debe presentar una demanda ante la OCR.

Uso de la información personal durante una investigación de la OCR

Para poder investigar una demanda, es posible que la OCR deba recopilar y analizar información personal, como expedientes de alumnos o registros de empleo. Ninguna ley exige que las personas brinden información personal a la OCR y no se impondrán sanciones formales a los demandantes u otras personas que no cooperen con la entrega de información durante la investigación de una demanda o el proceso de resolución. Sin embargo, si la OCR no puede obtener la información necesaria para investigar una demanda, es posible que la desestime.

La Ley de Privacidad de 1974, 5 U.S.C. § 552a y la Ley de Libertad de Información (FOIA), U.S.C. § 552 rigen el uso de la información personal presentada a las agencias federales y sus componentes, incluida la OCR. La Ley de Privacidad de 1974 protege a las personas del uso indebido de la información personal en poder del gobierno federal. Se aplica a los registros que mantiene el gobierno que se pueden localizar según el nombre de la persona, número de Seguro Social u otra característica de identificación personal del individuo. La ley también regula la recopilación, la conservación, el uso y la difusión de cierta información personal en los archivos de las agencias federales.

La información que recopila la OCR es analizada por el personal autorizado de la agencia y la utilizará el gobierno solo para aplicar las leyes de derechos civiles y otras actividades de cumplimiento autorizadas. Sin embargo, para poder investigar o resolver una demanda, es posible que la OCR deba revelar cierta información a personas fuera de la agencia para verificar los hechos o para reunir información adicional. Dichos detalles pueden incluir el nombre, la edad o la condición física de la persona supuestamente discriminada. Además, es posible que la OCR deba revelar información solicitada según la FOIA, que da al público el derecho de acceder a los registros de las agencias federales. La OCR no difundirá información sobre un denunciante a ninguna otra agencia o persona si no cae dentro de una de las 11 exenciones definidas en las regulaciones del Departamento en C.F.R. §5b.9(b).

La OCR no revela el nombre ni otra información de identificación personal de un individuo (incluidas las personas que presentan un queja o hablan con la OCR) a menos que: (1) tal información sea útil para finalizar una investigación o para aplicar la ley a cualquier institución que la viole, o (2) a menos que se deba divulgar dicha información conforme a la FOIA o a la Ley de Privacidad. La OCR mantendrá la identidad del demandante en estricta reserva excepto en el caso que sea necesario para llevar a cabo los propósitos de las leyes de derechos civiles o a menos que se exija su divulgación conforme a la FOIA, la Ley de Privacidad o de otro modo por ley; o (3) la FOIA y la Ley de Privacidad permiten la liberación de tal información y la OCR determina que liberarla serviría algún interés del Departamento o del Estados Unidos.

Sin embargo, la OCR puede revelar cierta información sobre su queja a la prensa o al público, incluido el nombre de la escuela o institución; la fecha en que usted presentó su denuncia; el tipo de discriminación que se alega en la queja; la fecha en que su queja fue resuelta, desestimada, o concluida; las razones fundamentales de la decisión de la OCR; y otra información relacionada. Cualquier información que la OCR entregue a la prensa o al público en general no incluirá su nombre o el nombre de la persona en cuyo nombre se presentó la queja, excepto como se indica en el párrafo anterior.

La FOIA otorga al público el derecho de acceder a registros y archivos de las agencias federales. Las personas pueden obtener documentos de varios registros del gobierno federal, y no solo a materiales pertinentes al solicitante personalmente. La OCR debe respetar los pedidos de registros conforme a la FOIA, con algunas excepciones. Por lo general, no se exige que la OCR divulgue documentos durante la evaluación del caso, el proceso de investigación, o los procedimientos de cumplimiento, si la divulgación pudiese razonablemente entorpecer o afectar la labor de la OCR. 5 U.S.C. § 552(b)(7)(A). Además, una agencia federal puede denegar un pedido de registros si su divulgación ocasionará o pudiese razonablemente esperarse que ocasione una invasión injustificada de la privacidad de una persona. 5 U.S.C. § 552(b)(6) y (7)(C). Asimismo, es posible que se deniegue un pedido de otros registros, como historias clínicas, cuando la divulgación sería claramente una invasión injustificada de la privacidad.

Actualizado en febrero de 2015

1 1 Las demandas que alegan discriminación por motivos de edad se considerarán oportunas si se presentan ante la OCR dentro de los 180 días naturales a partir de la fecha en que el demandante tuvo conocimiento por primera vez de la supuesta discriminación.



   
Last Modified: 10/16/2015