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OCR: Office for Civil Rights
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PROCEDIMIENTOS DE PROCESAMIENTO DE DEMANDAS DE LA OCR

La Oficina para Derechos Civiles (Office for Civil Rights, OCR) es responsable del cumplimiento de las siguientes leyes:

  • El Título VI de la Ley de Derechos Civiles (Civil Rights Act) de 1964, que prohíbe la discriminación por raza, color o nacionalidad.
  • El Título IX de las Enmiendas de Educación de 1972, que prohíbe la discriminación por motivos de sexo.
  • El Artículo 504 de la Ley de Rehabilitación (Rehabilitation Act) de 1973, que prohíbe la discriminación por discapacidad.
  • La Ley de Discriminación por Edad (Age Discrimination Act) de 1975, que prohíbe la discriminación por motivos de edad.
  • El Título II de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (American with Disabilities Act) de 1990, que prohíbe la discriminación por discapacidad.
  • La Ley de Igualdad de Acceso de los Boy Scouts de América (Boy Scouts of America Equal Access Act), parte de la Ley Que Ningún Niño Se Quede Atrás (No Child Left Behind Act) de 2001, que prohíbe la denegación del acceso u otro tipo de discriminación contra los Boy Scouts u otro grupo de jóvenes incluidos en el Título 36 del Código de EE.UU. (U.S. Code, U.S.C.) en escuelas primarias públicas, escuelas secundarias públicas, entidades educativas locales y entidades educativas estatales que tengan un foro abierto designado o un foro público limitado.

EVALUACIÓN DE LA DEMANDA

La OCR evalúa cada demanda que recibe con el propósito de determinar si puede investigar el reclamo. La OCR toma esta determinación con respecto a cada alegación mencionada en la demanda. Por ejemplo, la OCR debe determinar si tiene autoridad legal para investigar la demanda; es decir, si ésta alega una violación de una o más leyes que aplica la OCR. La OCR también debe determinar si la demanda se presenta puntualmente. Por lo general, una demanda debe presentarse ante la OCR dentro de los 180 días calendario contados a partir del último acto que el demandante cree que fue discriminatorio.1  Si la demanda no se presenta a tiempo, el demandante deberá justificar la demora y solicitar una exención de este requisito de presentación. La OCR decidirá si otorga la exención y también determinará si la demanda contiene información suficiente acerca de la supuesta discriminación para continuar con la investigación. Si la OCR necesita más información para poder aclarar la demanda, se comunicará con el demandante; el demandante tiene 20 días calendario para responder el pedido de información de la OCR.

La OCR desestimará la demanda si determina que:

  • La OCR no tiene autoridad legal para investigar la demanda.
  • La demanda no establece una violación de una de las leyes que aplica la OCR.
  • La demanda no se presentó a tiempo y que no se otorgará una exención.
  • La demanda no es muy clara o está incompleta y el demandante no proporciona la información que solicita la OCR dentro de los 20 días calendario a partir del pedido de la OCR.
  • Las alegaciones presentadas en la demanda han sido resueltas.
  • La demanda ha sido investigada por otra agencia de derechos civiles federal, estatal o local o a través de procedimientos de queja interna del demandado, incluidos los procedimientos de debido proceso, y la resolución cumple con los estándares normativos de la OCR o, si sigue pendiente, la OCR prevé que habrá un proceso de resolución comparable según fundamentos legales comparables.
  • El demandante ha presentado las mismas alegaciones contra el mismo demandado en un tribunal estatal o federal;
  • Las alegaciones están excluidas por decisiones previas de los tribunales federales, la Secretaría de Educación de EE.UU., la Autoridad Revisora de Derechos Civiles del Departamento de Educación de EE.UU. o las determinaciones de políticas de la OCR.

INICIO DE LA INVESTIGACIÓN DE LA DEMANDA

Si la OCR determina que investigará la demanda, enviará cartas de notificación al demandante y al demandado. Iniciar la investigación de una demanda no implica en forma alguna que la OCR haya tomado una determinación con respecto a los méritos de ésta. Durante la investigación, la OCR se ocupará de investigar los hechos objetivamente, y de recopilar y analizar pruebas relevantes del demandante, el demandado y otras fuentes según corresponda. La OCR se asegurará de que sus investigaciones cumplan con todos los requisitos legales y sean determinantes con respecto a las alegaciones presentadas en la demanda.

INVESTIGACIÓN DE LA DEMANDA

Es posible que la OCR utilice diversas técnicas de investigación de los hechos durante la investigación de una demanda. Posiblemente, estas técnicas incluyan la revisión de pruebas documentales de ambas partes, entrevistas con el demandante, el personal del demandado y otros testigos y/o visitas al lugar. Al concluir su investigación, la OCR determinará con respecto a cada alegación que:

  • No hay pruebas suficientes para llegar a la conclusión de que el demandado no cumplió con la ley, o

  • Una preponderancia de las evidencias respalda una conclusión de que el demandado no cumplió con la ley.

La determinación de la OCR se explicará en una carta de conclusiones que se enviará al demandante y al demandado. Las cartas de conclusiones enviadas por la OCR abordan casos individuales de la OCR, y contienen disposiciones y conclusiones de investigaciones de hechos específicos para casos individuales. Las cartas de conclusiones no son declaraciones formales de la política de la OCR y no deben ser citadas ni consideradas como tales. Las declaraciones de políticas formales de la OCR están aprobadas por funcionarios debidamente autorizados de la OCR y a disposición del público.

RESOLUCIÓN DE LA DEMANDA DESPUÉS DE UNA DETERMINACIÓN DE INCUMPLIMIENTO

Si la OCR determina que el demandado no cumplió con una de las leyes de derechos civiles que aplica la OCR, se comunicará con el demandado e intentará asegurar su disposición para negociar un acuerdo de resolución voluntaria. Si el demandado acepta resolver la demanda, negociará y firmará un acuerdo de resolución escrito que describa las medidas correctivas específicas que tomará para abordar el área de incumplimiento identificada por la OCR. Los términos del acuerdo de resolución, si se llevan a cabo en su totalidad, solucionarán la violación de acuerdo con las leyes de derechos civiles aplicables. La OCR supervisará la implementación por parte del demandado de los términos del acuerdo de resolución para verificar que se hayan aplicado las medidas correctivas acordadas por el demandado de conformidad con los términos del acuerdo y que el área de incumplimiento identificada haya sido resuelta teniendo en cuenta las leyes de derechos civiles aplicables.

Si el demandado se niega a negociar un acuerdo de resolución voluntaria o no indica inmediatamente su voluntad para negociar, la OCR informará al demandado que tiene 30 días para indicar su disposición de involucrarse en las negociaciones para resolver de manera voluntaria las áreas de incumplimiento identificadas o la OCR enviará una carta de conclusiones a las partes en la que proporcionará los fundamentos de hecho y legales para determinar el incumplimiento.

Si, después de la emisión de la carta de conclusión de incumplimiento, el demandando sigue negándose a negociar un acuerdo de resolución con la OCR, la OCR enviará una carta que advierte que un proceso legal es inminente e intentará nuevamente lograr el cumplimiento voluntario. Si el demandado mantiene su posición de no llegar a un acuerdo, la OCR iniciará procedimientos administrativos de cumplimiento para suspender, finalizar o denegar el otorgamiento o la continuación de la asistencia financiera federal al demandado o remitirá el caso al Departamento de Justicia. Además, es posible que la OCR actúe inmediatamente para aplazar cualquier asistencia financiera federal nueva o adicional a la institución.

RESOLUCIÓN DE LA DEMANDA ANTES DE QUE CONCLUYA LA INVESTIGACIÓN

Resolución temprana de demandas (Early Complaint Resolution, ECR):

La resolución temprana de demandas otorga a las partes (el demandante y la institución demandada) una oportunidad para resolver las alegaciones de la demanda de manera rápida; por lo general, poco después de haberse iniciado la investigación de la demanda. Si ambas partes están dispuestas a intentar esta opción, y si la OCR determina que el proceso de resolución temprana de demanda es apropiado, la OCR facilitará las negociaciones entre las partes y trabajará con las partes para ayudarlas a comprender los fundamentos legales y las posibles soluciones. En la medida de lo posible, el personal asignado por la OCR para facilitar el proceso de resolución temprana de demandas no será el mismo que el asignado para la investigación de la demanda. La OCR no aprueba, firma ni respalda alguno acuerdo logrado entre las partes como resultado de una resolución temprana de demandas ni supervisa el acuerdo. Sin embargo, si la institución demandada no cumple con los términos del acuerdo, el demandante puede presentar otra demanda ante la OCR dentro de los 180 días a partir de la fecha de la discriminación original o dentro de los 60 días a partir de la fecha en que el demandante tomó conocimiento del incumplimiento del acuerdo, la fecha que ocurra más tarde.

Resolución de una demanda antes de que concluya una investigación

Es posible resolver una demanda antes de que concluya una investigación, si el demandado expresa un interés de resolver la demanda. Si la OCR determina que la resolución de la demanda antes de que concluya la investigación es apropiada, intentará negociar un acuerdo con el demandado. La OCR notificará al demandante del pedido del demandado y lo mantendrá informado en todas las etapas del proceso de resolución. Las disposiciones del acuerdo de resolución que se logre se deben ajustar a las alegaciones de la demanda y a la información obtenida durante la investigación, y deben cumplir las normas aplicables. La OCR supervisará todos los acuerdos de resolución logrados antes de que concluya una investigación.

APELACIÓN DE LAS DETERMINACIONES DE LA OCR

La OCR se compromete a resolver cada caso que recibe con la mayor atención posible. También brinda al demandante la oportunidad de apelar una desestimación, cierre administrativo, o carta en la que la OCR concluye que no se han encontrado pruebas suficientes de una violación. El proceso de apelación permite a los denunciantes entregar información a la OCR que pudiera cambiar la decisión de la OCR. El proceso de apelación no es una nueva evaluación de la decisión de la OCR.

Si el demandante no está de acuerdo con la decisión de la OCR, puede enviar una apelación por escrito al director de la Oficina de Cumplimiento (director de la Oficina) que emitió la determinación. Si el demandante tiene documentación para apoyar la apelación, la debe presentar con la apelación. En la apelación, el demandante tiene que explicar por qué cree que la información sobre los hechos estuvo incompleta, el análisis de los hechos fue incorrecto, o la norma legal correspondiente no se aplicó, y cómo esto cambiaría la determinación de la OCR en el caso. El no cumplir con estas normas podría resultar en denegación de la apelación.

Una apelación (incluidos los documentos justificativos) debe ser presentada dentro de los 60 días siguientes a la fecha de la carta de determinación. El Director de la Oficina podrá, a su discreción, conceder una dispensa del plazo de 60 días, si:

1. el demandante no pudo presentar la apelación dentro del plazo de 60 días debido a una enfermedad u otra circunstancia de incapacidad, y la apelación fue presentada dentro de los 30 días después que terminó el período de enfermedad o incapacidad, o

2. circunstancias únicas generadas por la acción de la agencia han afectado negativamente al demandante.

La Oficina emitirá por escrito, y tan pronto como sea posible, la respuesta a una apelación. La decisión del director de la Oficina constituye la decisión final de la agencia. En el documento de decisión se notificará al denunciante que “pudiese tener derecho de presentar una demanda por cuenta propia ante un tribunal federal, independiente de la decisión de la OCR”.

INFORMACIÓN ADICIONAL

Derecho a iniciar acciones judiciales separadas

Es posible que el demandante tenga derecho a presentar una demanda judicial ante un tribunal federal, independientemente de las conclusiones de la OCR. La OCR no representa al demandante en el procesamiento de casos, por lo tanto si el demandante desea iniciar acciones judiciales, debe hacerlo a través de su propio abogado o por cuenta propia mediante la oficina del secretario de la corte que se ocupa de tales casos.

Si un demandante alega discriminación prohibida por la Ley de Discriminación por Edad de 1975, el demandante puede iniciar un juicio civil únicamente después de haber agotado todos los recursos administrativos. Los recursos administrativos se agotan cuando ocurre cualquiera de los siguientes acontecimientos:

1. transcurrieron 180 días desde la presentación de la demanda ante la OCR y la OCR no llegó a ninguna conclusión, o

2. la OCR establece una conclusión a favor del demandado. Si esto sucede, la OCR notificará al demandante lo antes posible y le proporcionará información adicional acerca del derecho de solicitar una medida cautelar.

Prohibición contra la intimidación o las represalias

Una institución bajo la jurisdicción del Departamento de Educación no puede intimidar, amenazar, coaccionar o tomar represalias contra cualquier persona que haga valer un derecho protegido por las leyes de derechos civiles que aplique la OCR o que coopere con una investigación. Cualquier persona que considere haber sido intimidada o que se tomaron represalias en su contra debe presentar una demanda ante la OCR.

Uso indagatorio de información personal

Para poder investigar una demanda, es posible que la OCR deba recopilar y analizar información personal, como expedientes de alumnos o registros de empleo. Ninguna ley exige que las personas brinden información personal a la OCR y no se impondrán sanciones formales a los demandantes u otras personas que no cooperen con la proporción de información durante la investigación de una demanda o el proceso de resolución. Sin embargo, si la OCR no puede obtener la información necesaria para investigar una demanda, es posible que la desestime.

La Ley de Privacidad (Privacy Act) de 1974, Título 5, Sección 552a del U.S.C. y la Ley de Libertad de Información (Freedom of Information, FOIA), Título 5, Sección 552 del U.S.C. rigen el uso de información personal presentada a las agencias federales y sus componentes individuales, incluida la OCR. La Ley de Privacidad de 1974 protege a las personas del uso indebido de información personal en poder del gobierno federal. Se aplica a los registros que mantiene el gobierno a los cuales se accede por el nombre, el número de Seguro Social u otra característica de identificación personal de un individuo. Regula la recopilación, la conservación, el uso y la difusión de cierta información personal en los archivos de las agencias federales.

La información que recopila la OCR es analizada por personal autorizado dentro de la agencia y se utilizará solo para el cumplimiento de derechos civiles y otras actividades de aplicación autorizados. Sin embargo, para poder investigar o resolver una demanda, es posible que la OCR deba revelar cierta información a personas fuera de la agencia para verificar hechos o para reunir información adicional. Dichos detalles pueden incluir la edad o la condición física de un demandante. Además, es posible que la OCR deba revelar información solicitada conforme a la FOIA, que brinda al público el derecho de acceder a los registros de las agencias federales. La OCR no difundirá ninguna información a ninguna otra agencia o persona salvo en una de las 11 instancias definidas en la disposición del Departamento en el Título 34, Sección 5b.9(b) del Código de Disposiciones Federales (Code of Federal Regulations, C.F.R.).

La OCR no revela el nombre ni otra información de identificación de un individuo a menos que sea necesario para finalizar una investigación o por actividades de cumplimiento contra una institución que viole las leyes, o a menos que se deba divulgar dicha información conforme a la FOIA o a la Ley de Privacidad. La OCR mantendrá la identidad del demandante en estricta reserva excepto en el caso que sea necesario llevar a cabo los propósitos de las leyes de derechos civiles o a menos que se exija su divulgación conforme a la FOIA, la Ley de Privacidad o de otro modo por ley.

La FOIA otorga al público el derecho a acceder a registros y archivos de las agencias federales. Las personas pueden obtener documentos de varios registros del gobierno federal, no solo materiales pertinentes a ellas personalmente. La OCR debe respetar los pedidos de registros conforme a la FOIA, con algunas excepciones. Por lo general, no se exige que la OCR divulgue documentos durante la evaluación del caso y el proceso de investigación o los procedimientos de cumplimiento, si la divulgación pudiera afectar la habilidad de la OCR de realizar su trabajo. Título 5, Sección 552(b)(7)(A) del U.S.C. Además, una agencia federal puede denegar un pedido de registros si su divulgación ocasionara una invasión injustificada de la privacidad de una persona. Título 5, Sección 552(b)(6) y (7)(C) del U.S.C. Asimismo, es posible que se deniegue un pedido de otros registros, como historias clínicas, cuando la divulgación sea claramente una invasión injustificada de la privacidad.

Última revisión, diciembre 2012

1 Las demandas que alegan discriminación por motivos de edad se considerarán presentadas oportunas si se presentan ante la OCR dentro de los 180 días calendario a partir de la fecha en que el demandante tuvo conocimiento por primera vez de la supuesta discriminación.


 
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Last Modified: 03/14/2013